主な業務内容
事務局設置 ― 応募物管理 ― 抽選会 ― 当選者管理 ― 賞品管理 ― 報告書作成 ―
データ分析までの一切の業務          
アナログ作業「ハガキ応募受付」 ・ デジタル作業「インターネット応募システム」  
ノベルティ企画制作


 
受付業務
はがき(郵便)・FAX・TEL・インターネット等での応募・
注文・資料請求 ・問合せなど
処理作業
各種仕分け・カウント・保管・抽選会実施・データベース作成・
分析・集計・加工など
報告業務
通数件数報告・日別週別報告 お客様情報・分析集計データなど
発送管理
景品商品資料発送・在庫管理・梱包封入作業 梱包封入資材・
景品提案 
顧客対応
問合せ・クレームなど受付からフォロー報告まで

個人情報保護方針に基づく応募キャンペーンでの「はがき」破棄までの流れ


自社内事務局設置

ウイズコーポレーションでは、社内にキャンペーン事務局を設置致しますので、業務の流れや進行状態などを全て把握することができます。また大切な顧客情報などの漏洩の心配もございません。
又、インターネット応募管理システムを導入する事で、より素早い応募状況を把握する事が可能です。


人材スタッフ自社確保

ウイズコーポレーションでは、入力オペレーターをはじめとする全ての業務スタッフを、自社のSPスタッフ 派遣部門で確保することが可能です。募集教育から業務進行まで自社で管理することにより、優秀な人材を効率よく配置することが可能です。また、これによっても情報漏洩の心配がございません。


適切な処理と対応

ウイズコーポレーションでは、キャンペーン事務局の運営をパッケージでお請けすることにより、応募物処理中や顧客対応の中で発生する、マス向け特有の小さな要望やクレームなどを見逃さず、キャンペーン 全体の流れの中で適切できめ細かな対応を致します。
御担当営業の方が、スムーズで効率のよい顧客サービスを行えるようサポートしてまいります。


迅速な報告と発送

毎日全ての応募物をデータベース化し、プライオリティの高いものは翌朝に、それ以外のものは翌々日にデータを納品し、その後の営業活動の中でお客様に対し素早く対応ができるようサポートしてまいります。また、お客様が希望された資料についても、翌々日には投函してお客様をお待たせいたしません。又、インターネット応募管理システムの場合は、応募者の日計&累計及び応募者データが一目でわかります。


より一層企業間の競争が激しくなる中で、他社との差別化、新しい商品やサービスの紹介だけでなく、お客様にとってのサービスとは何かを考えていく必要があります。


ウイズコーポレーションでは、これまでに培ってきた事務局業務と、さらにお客様の満足を得られるような仕組を開発し、今後のコミュニケーションツールであるインターネットやIT技術を駆使して、なお一層お客様との意思の疎通が図れるキャンペーン事務局をご提供いたします。


個人情報保護方針に基づく応募キャンペーンでの「はがき」破棄までの流れ

応募ハガキ(原票)受付:「〒○○○-○○○○ 東京中央郵便局私書箱○○○号 ○○キャンペーン係り」を予め設定し、消費者の方達へ告知を行う。
・東京中央郵便局私書箱○○○号にて料金受取人払申請書(切手貼付の場合もあり)を発行。   
・応募ハガキ(応募原票)到着先とする
・応募原票引取手配及び原票情報加工作業〜応募原票の保管管理 (応募物引き受けから応募原票保管まで全て同一建物内にて管理を行なう)
・セキュリティ環境:社内で隔離されているPルームのみにて作業を実施する。又、作業従事時には関係者以外立ち入り禁止に設定
・3階:抽選会時には、関係者以外立ち入り禁止に設定



メーカーのHPや
雑誌・店頭POP
などを見て応募


私書箱へ回収
回収物は、施錠
(封印)し運搬する




1.応募キャンペーンの告
  知により応募
  ※個人情報の取扱い
    事項の記載あり
2.応募ハガキを回収
  ※1,000通以内
   キャリングケースにて
   電車で回収(施錠)
 ※1,000通以上
    専用車両で回収




通数カウントなど
作業の前後は、
保管庫に施錠し保管



1. 管理者による保管庫の開錠
  ※鍵は、管理者のみ所有
2. 保管庫へ保管し施錠する
3. 処理時に都度、管理者が
  開錠し保管庫から
  出し入れする。
4. 応募物処理担当者
  のみ作業
  (処理作業室は、処理担当
  者以外出入り出来ない)




抽選会
セキュリティルーム
にて実施



1. 抽選
2. 当選者以外のハガキは、
  期間中封印して、まとめ
  て保管
  ※当選ハガキは、別で
    保管庫へ保管施錠
3. 破棄時まで保管し施錠




書類:シュレッダー後、
    焼却・破棄
データ:消去

※消去処理/米国国防総省標準DOD5220.22-M
に準じた方法等により復元不可能な状態にする




1. 期間終了3ヶ月以内
  当選及び落選の全
  ハガキを焼却処理
  ※目黒区清掃事務所
    にて手続
2.清掃事務所にて手続
  後、管理者本人が同
  乗し直接目黒清掃
  工場にて破棄・焼却へ

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